控制施工文件的8个专家建议
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作为一个承包商,你将在一个项目的生命周期内使用大量的施工文件。随着项目的庞大和复杂,文档往往会增加,并且会出现混乱。在建设中,业务的各个方面都出现混乱似乎是一种常态,尤其是在文件方面。由于许多记录被划分为数字和纸质、办公室和现场、工作人员和利益相关者,难怪会出现如此多的错误和昂贵的返工。

你不希望出现混乱,对吧?但是随着更多的团队加入到项目中,工作变得更加复杂,每个人都变得更加忙碌,您将面临如此多的问题。那么,如何解决这个标准但疯狂昂贵的建筑挑战呢?答案——是合理的施工文件控制。
在本博客中,我们将分享承包商常用的12种施工文件。此外,我们将在本博客中使用对成功至关重要的八个专家技巧来定义什么是掌握好文档。阅读并学习更多。

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每个承包商都需要的施工文件

虽然不同的建筑项目可能需要专门的文件,但每个承包商在创建建筑合同时必须使用12种文件。

  • 招标文件:这些文件没有法律约束力。但是,它们使您能够陈述您的意图、条件和期望,同时还能在投标过程的初始阶段解决一些最重要的问题。
  • 施工合同约定:本文件是项目相关各方之间的主要协议。这是一份至关重要的文件,必须包括对项目的详细描述、合同价格以及付款方式。此外,它还涵盖了项目的范围和日程安排。欧宝全站登陆
  • 工作范围:在投标过程中,确定项目的范围是至关重要的。这个工作范围不仅说明了在项目期间要做什么,而且还包括了完成工作所使用的各种策略和其他基本细节。
  • 施工进度:构建进度表主要用于保持项目的正常运行,并管理时间线预期。这份文件还包括为什么计划可以修改的原因,或者如果不可避免的延迟会发生什么。
  • 一般条件:该文件规定了每个承包商在整个项目中的义务。最常见的条件包括支付方、决定何时支付、采购政策、最后期限以及工作将在何处执行。
  • 特殊情况:这是清单中可能不需要的少数文件之一。但是,如果您选择使用特殊条件,则可以将它们作为扩展包含在一般条件部分中。
  • 规格:这份文件详细说明了该项目的技术要求。它还列出了初始需求。对技术要求的任何更改将在工作范围一节下说明。该规范文件通常包括:
  • 工程量清单:工程量清单包括承包商为该项目所需完成的所有工具和材料。此外,您将有一个材料、工具、劳动力和杂项零件的分项清单,以及每个项目的定价。
  • 成本估算:这份文件提供了完成一项工作所需的所有材料、工具和劳动力的说明以及相应的价格。
  • 图纸:建筑图纸必须包括在内,因为它们代表了项目的最终设计,给你和你的客户一些有形的东西来达成一致。除了这些图纸,你还必须保存和提交所有的项目范围,美学和完成程度的记录。
  • 工作指令:在接收或提交工作订单时,您必须保存此文档,因为您可能需要在项目中稍后引用它。工作订单通常包括订单号、您和您的客户的信息、预期完成日期和授权签名。
  • 建筑工程保险范围一览表:保险,尤其是责任保险,是每个承包商甚至在开始一个建设项目之前都必须提交的。通过保存你的保险文件,你可以避免任何法律问题,保护你的人,并避免因意外的工地损坏而被起诉。

用这些技巧来控制你的文档

1.从你的文化开始

如果你不能让所有的员工都认识到施工文件控制的重要性,你就不可能控制好你的文件。这是在时间内完成项目和超时运行之间的巨大区别。换句话说,这是完全不同的。

2.找到合适的人来接管这个系统

作为文化过渡到适当的施工文件控制的一部分,至关重要的是,你的每个员工都感到文件管理的成功得到了授权和授权。虽然团队中的每个人都参与到文档控制的成功过程中,但有一个关键的合同来进行所有的更改和疏忽是很重要的。

3.评估你现有的系统

如果您认为您部署的施工文件控制软件是健壮的,您可以开始问自己以下问题:

  • 它可以在任何地方使用吗?高空和地下,偏远还是拖车边?
  • 使用方便快捷吗?每个人都能在使用它时立即追踪到信息吗?
  • 是云吗?这个系统在移动应用程序中工作吗?
  • 如果有必要,它能和你一起裁员吗?
  • 它是可伸缩的吗?当你做更多的工作时,它会和你的建筑团队一起增长吗?
  • 您能快速添加新的涉众并删除其他涉众吗?
  • 它是否重视你的客户支持?
  • 它是安全的吗?它是否只专属于你的团队、客户和涉众?

如果你对上述的问题几乎没有回答“是”,那么是时候彻底评估你的施工文件管理并建立一个更好的系统了。部署Pro C欧宝娱乐登录口ob体育rew Schedule,一个连接的,基于云的建设项目软件,适合您的文件编制过程。它在一个集中的平台中提供了您所需要的一切。它是基于云的,可扩展的,可以随时随地访问。以上问题都是“是”!

4.旧的淘汰,新的进来

首先,也最重要的是,一定要把纸扔掉。用一捆捆打印纸、活页纸、备忘录和蓝图进行施工文件控制几乎是不可能的。你可能非常依赖电子邮件和Excel等系统。你必须停止这种行为。不连贯的邮件链对文档管理没有太大帮助,因为附件很难找到,甚至都不是正确的版本。

对电子邮件的依赖可能会对你的工作效率产生越来越大的影响。和Excel一样。使用正确的项目管理软件实现数字化是实现健壮的文档管理的唯一途径。

5.建立你的工作流

标准化和精简的工作流程是施工文件控制的关键。因此,通过问以下问题,确定什么最适合您的项目和建筑公司的工作流程:

  • 必须如何更新更改?
  • 谁会收到更改通知?
  • 谁需要审核和批准?
施工队伍

对于一家公司来说,没有正确和直接的答案——这完全取决于你现有的结构。虽然工作流必须结构化和受控,但保持一定的灵活性也是至关重要的,这使您能够更有效地处理问题和更改,如果它们发生的话。

一旦你已经有了一个系统,就坚持下去,并在必要的地方培训你的员工。

6.找到你的新系统并进行标准化

有最好的施工管理软件进行整体文件控制,有效地集中所有施工文件,这是至关OB欧宝娱乐地址重要的。在评估您的软件选项时,您必须首先问自己它是否符合上述标准。如果你仍然不确定,就不要做。

一旦部署了符合标准的正确软件,就要尝试实现标准化。这可能是一个缓慢的过程相比,你所预期的买入。但是,随着时间的推移,让您的整个项目和公司从相同的系统使用相同的模板工作是非常值得的——没有例外。

7.创造一个单一的真相来源

在控制构建文档时,制作单一的真相来源是至关重要的,也是最重要的好处。这意味着,如果您的人员需要最新的文档集,那么无论何时在部署中搜索它,他们都可以感到放心建设调度软件欧宝全站登陆

每个人都能看到这些变化,并确切地知道这些变化意味着什么。甚至历史文献也总是可以访问的。然而,什么是新,什么是旧是很清楚的。

8.依赖于自动化

为了让你更有效地控制你的文件,你不仅不需要所有的信息,但你还必须配备正确的信息。虽然手动输入可能感觉更安全,但这会打开计划和文档以防出错。总是寻找能够为您和您的团队自动化事情的复杂的解决方案,无论是对现有的构建文档进行排序的简单解决方案,还是在几分钟内将规范书制作成构建提交的复杂过程。

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像Pro Crew Schedule这样的集中、可靠的文档控制解决方案,可以为项目中的每个人提供可靠的协作,同时让您对欧宝娱乐登录口ob体育文档有更多的控制。您不必担心经常导致错误和错误的不准确数据的存在。

一旦您将文档工作流和数据实时连接起来,您将会非常惊讶ob体育的工作原理。一切都更容易导航和跟踪。你和你的团队的任务很容易完成,项目也很完美。最重要的是,这个基于云的系统可以让你的公司从长远来看盈利。

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